Das organisatorische Herz der Einrichtung – "Vertraut werden mit Verwaltungsstrukturen “

1. Verwaltungsaufgaben im Überblick
• Bewohnerverwaltung: Aufnahme, Abrechnung, Schriftverkehr mit Kostenträgern
• Rechnungswesen, Mahnwesen, Buchungsvorbereitung
• Ablagestrukturen, Umgang mit sensiblen Daten
2. Kommunikation & Zusammenarbeit mit externe Stellen
• Zusammenarbeit mit MD, FQA und Heimaufsicht
• Zusammenarbeit mit Kostenträgern:
– Sozialämter (Heimkostenübernahme, Anträge, Bescheide)
– Pflegekassen (Leistungsbescheide, Kommunikation bei Pflegegraden)
– Krankenkassen (Zuzahlungen, Hilfsmittel, Abrechnungen
3. Notfallkompetenz bei Ausfall der Verwaltungskraft
• Was ist wo zu finden? – Überblick über zentrale Dokumente & Zugänge
• Wer übernimmt was im Vertretungsfall? – Aufgabenverteilung und Zuständigkeiten
• Wichtige Checklisten und praktische Hilfen für den Ernstfall
4. Zusammenarbeit im Leitungsteam
• Rollenverständnis zwischen Verwaltung, PDL und Einrichtungsleitung
• Verantwortungsbereiche klären & gegenseitige Unterstützung ermöglichen
• Organisatorische Schnittstellen aktiv gestalten
• Regelkommunikation und Informationsweitergabe im Leitungsteam

Ziel des Seminars ist es, Ihnen ein grundlegendes Verständnis für die Verwaltungsstrukturen in stationären Pflegeeinrichtungen zu vermitteln. Sie sollen befähigt werden, zentrale Verwaltungsaufgaben nachzuvollziehen, Abläufe sicher einzuordnen und im Vertretungsfall handlungsfähig zu bleiben. Durch praxisnahe Inhalte und den Austausch im Leitungsteam wird ein gemeinsames Verständnis für Organisation und Zusammenarbeit geschaffen.

Die Fortbildung vermittelt grundlegende und praxisnahe Kenntnisse für die Organisation und Durchführung verwaltungstechnischer Aufgaben in sozialen Einrichtungen.
Ziel ist es, Sie in Ihrer Rolle zu stärken, die Zusammenarbeit mit internen und externen Stellen zu verbessern und Handlungssicherheit – insbesondere auch in Vertretungssituationen – zu schaffen. Darüber hinaus soll das Verständnis für die Schnittstellen im Leitungsteam geschärft und eine strukturierte, effiziente Verwaltungsarbeit gefördert werden.

• Verwaltungskräfte in Pflegeeinrichtungen
• Einrichtungsleitungen & Pflegedienstleitungen (PDL)
• Mitarbeitende im Sozialdienst oder in der Heimverwaltung
(die Aufgaben in Abrechnung, Bewohnerverwaltung oder Kommunikation mit Kostenträgern übernehmen)
• Vertretungskräfte oder Springer*innen
(die im Notfall Verwaltungsaufgaben übernehmen sollen)
• Fachkräfte in Ausbildung oder beruflicher Neuorientierung
(z.B. Quer- oder Wiedereinsteiger, die in Verwaltungsbereiche wechseln wollen)